ist Chefredakteurin von „assistenz heute“, zertifizierte Trainerin und Coach mit den Schwerpunkten Office-Management, Kommunikation und Selbstmanagement.
"Inspiration für die Checklisten lieferten mir die interessanten Anregungen von Assistenzkräften, mit denen ich mich auf der Messe career@office regelmäßig austausche."
Liebe Leserin, lieber Leser
haben Sie auch eine Kollegin, bei der es scheint, als würde ihr alles, was sie tut, mühelos und leicht von der Hand gehen? Was ich damit meine, ist:
An einem Tag arbeitet sie all ihre to-dos ab, die sie sich für diesen Tag vorgenommen hat, auch wenn ihr spontan etwas dazwischenkommt.
Bei der Planung der Betriebsfeier erinnert sie sich an die kleinsten Details, wie z. B. Hinweisschilder auf dem Veranstaltungsgelände anzubringen.
Bei der Vorbereitung auf die Geschäftsreise Ihrer Vorgesetzten, denkt sie daran, ihr Infos über das Reiseland sowie die neuesten Werbegeschenke mitzugeben.
Ich verrate Ihnen jetzt einmal etwas: Dass Ihre Kollegin ihre Aufgaben und auch die Detailplanung so mühelos meistert, liegt nicht daran, dass sie die Weisheit mit Löffeln gefressen hat.
Nein, ihr Geheimnis sind Checklisten, die sie in allen Aufgabenbereichen an wichtige Arbeitsschritte oder gar kleine Details erinnern.
Und ich verrate Ihnen gleich noch etwas:
Ab sofort werden Sie es Ihrer Kollegin gleichtun und Ihre Sorgfalt in allen für die Assistenzkraft relevanten Bereichen unter Beweis stellen!
Die gesparte Zeit können Sie dann für andere Dinge aufwenden, wie beispielsweise Ihre persönliche Weiterentwicklung oder Entspannungsübungen für zwischendurch.
Ich habe für Sie die besten 57 Checklisten aus 20 Jahren „assistenz heute“ zusammengestellt, aktualisiert und mit Hilfe von 15 Assistenzkräften um wichtige Details ergänzt – Checklisten Nr. 38 und Nr. 45 sollten Sie unbedingt immer parat haben!
Hier nur ein paar Momentaufnahmen von anderen Assistenzkräften, die den „An-alles-gedacht“-Checklistenblock schon begeistert nutzen:
"Die wichtigsten Checklisten kopiere ich mehrfach. Ich freue mich über jedes Häkchen, das ich setzen kann. Es ist einfach so ein gutes Gefühl, etwas schwarz auf weiß erledigt zu haben."
"Das Schöne an den vorgefertigten Checklisten aus assistenz heute ist, dass ich inspiriert und auf Dinge aufmerksam gemacht werde, an die ich nie gedacht hätte (selbst mit eigener Checkliste nicht!)."
"Checklisten sind meine Lebensretter. Bei den vielfältigen Aufgaben, die ich erledige, passiert es leicht, dass etwas durch die Lappen geht, aber mit Checklisten werde ich selbst an die kleinsten Details erinnert."
Denken Sie auch wirklich an alle Details, wenn Sie z. B. eine Feier organisieren?
Sichern Sie sich doch einfach kostenlos ab mit den detaillierten Checklisten aus dem 57-teiligen „An-alles-gedacht“-Checklistenblock – übrigens in Print und als Direkt-Download verfügbar!
Damit Sie eine bessere Vorstellung davon bekommen, welche Inhalte sich hinter den „An-alles-gedacht“-Checklisten verbergen, hier nur ein paar Beispiele:
Events
Bei jedem Event, bei jeder Reise und bei jedem Projekt sparen Sie durch den Einsatz der passenden Checkliste enorm viel Zeit, weil Sie sich nicht jedes Mal erneut Gedanken über die Einzelheiten der Planung machen müssen! Das Beste ist: die neu gewonnene Zeit können Sie dann nutzen, um zu netzwerken und alte Kontakte zu pflegen.
Reisen
Sei es die Vorbereitung, die Nachbereitung oder Mitnahmeliste für eine Geschäftsreise, mit diesen 5 unverzichtbaren Checklisten denken Sie an alle Details, z. B. auch Sicherheitshinweise, Datensicherung und Notfallnummern – Ihre Führungskraft wird Ihre Sorgfalt zu schätzen wissen!
Abwesenheiten
Mit den 4 Abwesenheits-Checklisten reduzieren Sie den Stress vor dem Urlaub Ihres Chefs erheblich, indem Sie z. B. vorab prüfen, welche Aufgaben Ihnen und der Urlaubsvertretung Ihres Chefs zugeteilt werden.
Sie erfahren z. B. auch, welche 10 Informationen eine aussagekräftige Abwesenheits-E-Mail beinhalten muss!
Korrespondenz
30 Prüfpunkte für zeitgemäße E-Mails und Briefe, damit Sie professionell auftreten und in Sachen Rechtschreibung auch unter Kollegen die Messlatte hochsetzen!
Kommunikations-Check
Ob Feedbackgespräch, Jahresgespräch oder Aufgabendelegation, mit dem großen Kommunikationscheck erfahren Sie, wie Sie überzeugend verhandeln und Ihre Unterhaltungen positiv beeinflussen.
Meetings
Checklisten zur Vor- und Nachbereitung von Meetings, Protokollführung und Einladungen auf Englisch – alles, was Sie zu diesem Thema beachten sollten, damit Meetings reibungslos ablaufen und konkrete Ergebnisse liefern!
Das Beste ist: die 57 Checklisten können
aktualisiert und erweitert werden!
57 Checklisten zu den Themen Protokolle, Abwesenheiten, Reiseplanung, Events, Korrespondenz und viele mehr.
„An-alles-gedacht“- Checklistenblock in digital und auf Papier - gelocht und perforiert, um einzelne Listen herauszunehmen, weiterzuverarbeiten und abzuheften.
Aktualisierbar und erweiterbar durch neue Checklisten aus „assistenz heute“! Ihre erste Ausgabe ist kostenlos!
Mit assistenz heute sind Sie perfekt und aktuell informiert – zu genau den Themen, die heute über den Erfolg Ihrer Tätigkeit entscheiden.
Zum Beispiel:
Wenn Sie als Assistentin Ihren Chef wirkungsvoll unterstützen möchten, haben Sie es möglicherweise auch schon erlebt: Viele der Tools, die noch vor ein paar Jahren hervorragend funktioniert haben, versagen heute. Denn der Druck für die Führungskräfte ist heute um ein Vielfaches höher als früher, deshalb ist Ihre zeitgemäße Unterstützung umso wichtiger!
Zum Beispiel:
So entlasten Sie Ihren Chef wirkungsvoll,
wenn er unterwegs ist!
Wenn Ihr Chef nicht im Büro, sondern geschäftlich unterwegs ist, sind Sie besonders gefordert, damit das Tagesgeschehen reibungslos funktioniert. Wie gut, dass Sie als Leserin von „assistenz heute“ auf Profi-Checklisten zurückgreifen können, die Ihnen sofort weiterhelfen und SIE ebenso entlasten wie Sie Ihren Chef.
Checklisten wie diese machen es Ihnen leicht, den Chef (und sich) wirkungsvoll zu entlasten!
Freuen Sie sich schon jetzt auf Ihre Gratis-Ausgabe von „assistenz heute“ – denn sie liefert Ihnen neue, frische Tipps und Checklisten zur wirkungsvollen Chefentlastung frei Haus!
Wenn Sie erst Ihre Gratis-Ausgabe in den Händen halten, entdecken Sie es sofort:
„assistenz heute“ bietet erfahrenen Assistentinnen und Sekretärinnen mithilfe von Expertinnen-Tipps, Schritt-für-Schritt-Anleitungen, Musterbriefen und Argumentationshilfen Lösungen und neue Herangehensweisen für alle zeitgemäßen Assistenzaufgaben, damit sie ihre Aufgaben schneller, selbstständiger und einfacher erledigen und pünktlich in den Feierabend gehen können.
Word 5 Mal schneller und Excel-Tricks, die Sie doppelt so schnell arbeiten lassen!
Als Sekretärin oder Assistentin arbeiten Sie vermutlich viel mit Word und Excel. Diese beiden Office-Programmesind aus der Bürowelt kaum noch wegzudenken. Doch so bewährt diese Programme auch sind – manchmal ist die Arbeit damit sehr umständlich.
Ab sofort kennen Sie die besten Abkürzungen – denn „assistenz heute“ liefert sie Ihnen frei Haus:
Das ganz Besondere:
„assistenz heute“ bringt die Dinge für Sie auf den Punkt. Sie brauchen keine seitenlangen Anweisungen zu lesen. Sie erzielen Ergebnisse. SOFORT!
Jetzt reagieren Sie selbst in den menschlich schwierigsten Situationen immer absolut sicher und souverän
Wenn es in Ihrem Unternehmen so zugeht, wie in allen anderen auch (und warum sollte das nicht der Fall sein?), haben Sie als Assistentin manchmal eine ganze Menge wegzustecken:
Kollegen machen Druck, weil sie unbedingt mit dem Chef reden „müssen“ …
Ihr Chef hat schon miese Laune, wenn etwas nicht so läuft, wie er es sich gewünscht hat …
… oder er macht mal wieder alles selbst, obwohl es offensichtlich ist, dass er dringend Ihre Hilfe braucht.
Und dann auch noch die ganzen anderen Dinge, die immer wieder die Abläufe durcheinanderbringen und für Stress sorgen:
Nur … wie bringen Sie es ihm bei? Besser noch: Wie machen Sie aus ihm den Team-Player, der er eigentlich sein muss, um auch die jüngeren Mitarbeiter für sich zu gewinnen?
Jetzt ist Ihr psychologisches Know-how gefragt, und genau das bekommen Sie mit Ihrer Gratis-Ausgabe von „assistenz heute“ kostenlos an die Hand! Denn in Ihrer Gratis-Ausgabe finden Sie konkrete Lösungen aus der Praxis – und viele bewährte Tipps, die Ihre Überzeugungskraft steigern. Damit wird auch dem Letzten im Unternehmen deutlich: An Ihnen kommt niemand vorbei! Zum Beispiel:
Sie reagieren schlagfertig und humorvoll …
Mein Tipp vorab: Mehr Durchsetzungskraft gewünscht?
Eine Geschichte aus dem wahren Leben:
Die Abteilung, in der Christiane arbeitet, muss umstrukturiert werden. Die Veränderungen will Christianes Chef per E-Mail an die Mitarbeiter kommunizieren. Christiane findet diesen Weg nicht gut und möchte ihrem Chef klarmachen, dass ein persönliches Gespräch mit den betroffenen Angestellten viel besser wäre.
Sie sagt ihm: „Ich finde das irgendwie nicht so optimal, wenn Sie nur eine E-Mail schreiben. Man könnte das doch auch anders lösen. Vielleicht könnten wir es so machen, dass ich Gesprächstermine vereinbare?“
Sicher ahnen Sie, wie Christianes Chef das fand, was sie gesagt hat: Er hat nicht auf ihren Vorschlag reagiert. Doch warum?
Benutzen Sie keine Weichmacher
Wir Frauen neigen dazu, unsere Wünsche, Meinungen und Forderungen vorsichtig und schwammig zu äußern. Aus Angst, durch klare Aussagen die Harmonie zu zerstören und das Gegenüber vor den Kopf zu stoßen, packen wir die Aussage in Watte. Das passiert, indem wir Weichmacher wie „eigentlich“, „irgendwie“, „vielleicht“ oder „halt“ gebrauchen — im schlimmsten Fall in Verbindung mit dem Konjunktiv (hätte, könnte etc.).
Mit diesen Formulierungen rechts setzen Sie sich durch.
Machen Sie es ab sofort anders. Nutzen Sie diese praktische Gegenüberstellung. Und schon klappt es mit der Durchsetzungskraft. Sie werden staunen!
Jetzt habe ich eine ganz persönliche Frage an Sie:
Telefonieren Sie häufig Kollegen hinterher, damit diese Termine einhalten? Der Haken: Wer oft nachfragt, läuft Gefahr zu nerven und am Ende nicht mehr richtig ernst genommen zu werden.
Wie gut, dass es ab sofort auch anders geht! Wenn Sie hier klicken. Denn wie Sie als Assistentin mit einfachen, aber hochwirksamen Management-Tools die Zügel straff in die Hand nehmen – und Sie dort auch behalten: „assistenz heute“ verrät es Ihnen! Genauso wie das hier:
Entdecken Sie das Supertool, das Sie als Assistentin nie mehr missen möchten
Stellen Sie sich vor, Ihr Chef ist viel auf Reisen. Da Sie für jede Reise viele Informationen sammeln müssen, möchten Sie ein System finden, das sich für die Reiseplanung am besten eignet …
Wetten, Sie haben dieses Tool bereits?! Es heißt OneNote und macht Ihnen die Reiseplanung leicht. Ohne Zettelwirtschaft, mit perfekter Reiseübersicht für Sie und Ihren Chef. Stets aktuell und immer im Sofortzugriff!
Oder möchten Sie vielleicht die nächste Power-Point-Präsentation Ihres Chefs etwas pimpen? Kein Problem. Es gibt ein Gratis-Programm, mit dem Sie Folien mit Aha-Effekt zaubern. Zeitaufwand unter 5 Minuten!
Sie sehen: Die Tools, die Sie in „assistenz heute“ entdecken, sorgen für echte Aha-Effekte. Bei Ihnen – und bei Ihrem Chef. Besser geht es nicht. Deshalb:
Jetzt sind Sie als Assistentin nie mehr auch nur eine einzige Sekunde allein!
Wenn Ihnen Ihr Chef häufig Aufgaben überträgt, ohne sie zu erläutern
Die Frage: Mein Chef wirft mir gerne Unterlagen auf den Tisch, die ich dann bearbeiten soll. Oft tut er dies ohne jegliche Erklärung. Ich empfinde das als sehr unhöflich. Zumal ich obendrein erst mal selbst eruieren muss, was ich mit den Unterlagen tun soll. Das stört meinen Arbeitsrhythmus und kostet mich unnötig Zeit. Wie kann ich ihn dazu bringen, dass er mich besser informiert?
Die Empfehlung: Setzen Sie sich mit Ihrem Chef zusammen und erklären Sie ihm, dass Sie erläuternde Informationen benötigen, damit Sie die Aufgaben auch schnell und korrekt erledigenkönnen. Formulieren Sie die drei wichtigsten Fragen, die er Ihnen zu jeder Aufgabe beantworten soll, etwa so:
„Bis wann benötigen Sie die Unterlagen beziehungsweise bis wann soll ich die Aufgabe erledigen?“
„Wie umfangreich soll es sein?“
„Was ist Ihnen besonders wichtig?“
Kleben Sie einen farbigen Post-it als Erinnerungshilfe für Ihren Chef auf Ihr Posteingangskörbchen mit den Fragen „Bis wann? Wie umfangreich? Was ist wichtig?“
Das ist ein ganz besonderer Service für Sie! In Ihrer Gratis-Ausgabe „assistenz heute“ finden Sie die Kontaktdaten zum großen Assistentinnen-Netzwerk und zu mir, Ihrer Chefredakteurin, persönlich! Wann immer Sie eine Frage haben, die Ihnen unter den Nägeln brennt – hier bekommen Sie die Antworten. Zum Beispiel:
„Sind meine Kolleginnen nur bissig, oder ist das schon Mobbing?“
„Was kann ich gegen einen dauernörgelnden Kollegen tun?“
„Mir fällt es schwer, Entscheidungen zu treffen. Wie kann ich das ändern?“
„Wie kann ich meinem Chef während einer Besprechung elegant eine Nachricht übermitteln?
„Was kann ich dagegen tun, dass mein Chef ohne Abmeldung das Büro verlässt?“
„Mein neuer Chef kontrolliert jeden meiner Arbeitsschritte. Was kann ich tun, damit er mir mehr vertraut?“
Was mache ich, wenn Besucher unpünktlich sind?
All diese Fragen haben kompetente Antworten gefunden. Und das bekommt Ihre Frage auch. Die vertrauliche E-Mail-Adresse finden Sie auf Ihrer Gratis-Ausgabe von „assistenz heute“. Freuen Sie sich auf das wirklich gute Gefühl: „Jetzt bin ich als Assistentin wirklich nie mehr alleine!“ Klicken Sie jetzt hier und entdecken Sie:
Es ist definitiv das effizienteste Fortbildungs- und Chefentlastungsprogramm, das es jemals für Sie als Assistentin gab:
Reichen 10 Minuten pro Monat, um als Assistentin im Zeitalter der Digitalisierung und von Office 4.0. auf der Höhe der Zeit zu sein – und es zu bleiben?
Klare Antwort: Ja. Denn genau das ist das ganz Besondere am neuen Assistentinnen-Informationsdienst „assistenz heute“: Jede Ausgabe bringt Ihnen Wissen in kompakter Form. Auf 8 Seiten finden Sie genau die Tipps, Kniffe, Ratschläge und wenig bekanntes Insider-Wissen, in denen es ausschließlich um das geht, was Sie den ganzen Tag im Büro und im Unternehmen machen. Und genau deshalb sind es die 8 Seiten, die Sie wirklich weiterbringen!
Zum Beispiel:
Mit jeder Ausgabe von „assistenz heute“ erhalten Sie das Beste zu insgesamt 7 Wissens-Bausteinen. Diese 7 Wissens-Bausteine fördern Ihre wichtigsten Eigenschaften, die von Ihnen als Assistentin erwartet werden:
1
Psychologisches Talent:
Sie brauchen Geschick im Umgang mit Mitarbeitern, Chefs, Kunden ... Sie brauchen Einfühlungsvermögen und Durchsetzungskraft und können innen- wie außenpolitisch die gemeinsame Linie mit Ihrem Chef vermitteln.
2
Office-Management:
Von Ablage-Techniken bis zu Zeitmanagement: „assistenz heute“ zeigt Ihnen, wie Sie Ihr Chef-Büro ganz einfach im Griff haben.
3
Informations-Management:
Wie Sie die digitale und analoge Informations-Flut im Chefbüro in den Griff bekommen.
4
Technisches Verständnis:
Perfekte Kenntnisse im Umgang mit dem Computer sind ein Muss. Erhalten Sie schnelle Hilfen und Tipps, wie Sie mit den gängigen Office-Tools wie Word, Outlook, Excel und PowerPoint effizienter werden und sich sogar Spezial-Wissen über Datenbanken oder Grafik-Programme aneignen.
5
Übergreifendes Fachwissen:
Arbeitsrecht, Steuerrecht & Co. - „assistenz heute“ hat sich auch hier darauf spezialisiert, Ihnen in knappster Form die wichtigsten Informationen zu geben, damit Sie alles richtig machen und Ihr Chef von Ihrem Fachwissen begeistert sein wird
6
Englische Sprachkenntnisse:
Mit den zahlreichen Formulierungsvorschlägen für englische Redewendungen formulieren Sie stets gewandt und kompetent, selbst wenn Sie nicht auf den Anruf eines ausländischen Geschäftspartners vorbereitet sind.
7
Bereitschaft zur Weiterbildung:
Nur wer eigenständig am Ausbau seiner Allgemeinbildung und Job-spezifischer Weiterbildung arbeitet, kann sich seinen Arbeitsplatz dauerhaft sichern und sich „unersetzlich“ machen.
DIN 5008, moderne Korrespondenz und immer wieder frische Formulierungen für Einladungen, Absagen, Gratulationen …
…all das geht Ihnen jetzt ab sofort wunderbar flott von der Hand! Denn natürlich liefert Ihnen „assistenz heute“ auch hierzu mit jeder Ausgabe immer wieder neue, Tipps, Vorlagen, Beispiele und Muster. Zum Beispiel:
Kommunikation mit Chef, Kollegen und Geschäftspartnern,
zeitgemäße und wirkungsvolle Korrespondenz,
Organisation von Geschäftsreisen und Veranstaltungen, Zeitmanagement, …
Und das Beste:
Mit Ihrem Klick hier gehen Sie keinerlei Risiko ein. Den Spezialreport zum 20-jährigen Jubiläum „der Schlüssel zur Schlagfertigkeit“ können Sie sich mit einem Klick kostenlos herunterladen, und Ihre Gratis-Ausgabe „assistenz heute“ halten Sie schon übermorgen in Ihren Händen. Sie ist komplett kostenlos. Testen Sie 30 Tage lang ganz in Ruhe. Erst dann entscheiden Sie:
Möchten Sie auch zukünftig von „assistenz heute“ profitieren, brauchen Sie nichts weiter zu tun. Automatisch erhalten Sie dann alle 14 Tage neu die druckfrische Ausgabe voll mit neuen Expertinnen-Tipps, Schritt-für-Schritt-Anleitungen, Musterbriefen und Argumentationshilfen Lösungen und neue Herangehensweisen für alle zeitgemäßen Assistenzaufgaben, damit sie ihre Aufgaben schneller, selbstständiger und einfacher erledigen und pünktlich in den Feierabend gehen können.
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